Cuatro Tipos de Fraude de Reportes de Gastos que Hay Que Vigilar
Los gastos fraudulentos pueden tener un impacto significativo en el resultado final de una compañía. De acuerdo con los Examinadores de Fraude Certificados (Certified Fraud Examiners, CFES), el 5 % de los ingresos anuales de una organización normal se pierden cada año a causa de fraudes, mientras que el promedio de pérdida por malversación de activos es de 154,000 USD. Identificar dónde ocurre una posible pérdida puede ayudarle a prevenirla. Estos son cuatro tipos de fraude de reportes de gastos que hay que vigilar:
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1. Gastos mal caracterizados
Según Oversight, el 37% de los viajeros de negocios tuvieron al menos una excepción en sus reportes de gastos. Algunos auditores nos han contado que encontraron entradas a un parque de diversiones para cuatro personas en el reporte de gastos de un empleado y un crucero clasificado como un viaje de negocios en otro. Hasta oímos hablar de un empleado que registró como gastos las ocho cuentas de teléfono celular de su familia durante un año y de otro que reclamó casi 2000 USD por una comida de negocios con su pareja y dos amigos que figuraban como asistentes. Reclamados como gastos de negocios, todos estos son ejemplos de fraudes de reportes de gastos que no tienen nada que ver con la compañía. No importa si estos gastos se enviaron a propósito o por error, el empleado ha cometido un fraude.
2. Reclamaciones de gastos excesivas
Un empleado compra un artículo por su costo actual (digamos, 30 USD) pero aparece en el reporte de gastos por una cantidad mucho mayor (digamos, 150 USD). Esto se hace alterando un recibo, una factura u otro documento. Así que, en lugar de obtener un reembolso de 30 USD por parte de la compañía, el empleado recibe 150 USD y acaba ganándose 120 USD en la transacción gracias al documento alterado. Otro ejemplo es la sobrecompra. Por ejemplo, un empleado puede comprar demasiado material de oficina y guardar el recibo (digamos por 500 USD), luego devolver parte del material para obtener un reembolso (nuevo recibo: 200 USD). Al enviar el primer recibo de 500 USD, el empleado se gana la diferencia entre los dos recibos: 300 USD embolsados.
3. Reclamaciones falsificadas
El reporte de gastos se ha enviado con documentos falsos (cheques, facturas o recibos creados con un programa de edición electrónica) o con recibos en blanco robados. Los recibos falsos adjuntos a menudo se toman de un proveedor (restaurantes, hoteles, taxis) y se llenan con cantidades excesivas y falsificadas. Otro método es obtener los recibos de un amigo o pariente. En otras palabras: “Si no vas a utilizar ese recibo, ¿me lo pasas para que pueda reclamarlo en mi reporte de gastos?” Es difícil ignorar este tipo de fraude, ya que nunca es un error. Se hace a propósito y con la intención de engañar.
4. Varias reclamaciones
Un servicio o producto que se compró y se envió para su aprobación en enero se vuelve a enviar en marzo y tal vez de nuevo en agosto con la esperanza de que los aprobadores no se den cuenta. Incluso la reclamación se podría enviar a distintos aprobadores de la compañía. Oversight Systems también descubrió que, de los viajeros encuestados, el 10 % tenía por lo menos un gasto duplicado. Si no conocen el historial de gastos, estos aprobadores no saben que ya se envió ese gasto y es posible que otra persona ya lo haya aprobado.
En algunos de los ejemplos anteriores, el fraude es intencional. Pero en muchos casos el fraude es accidental o resulta de una confusión en cuanto a lo que es o no es aceptable. Cualquiera que sea la forma, la buena noticia es que las organizaciones que cuentan con protección contra fraudes pueden reducir hasta un 54 % las pérdidas por fraude, según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (Association of Certified Fraud Examiners, ACFE).