Gastos de operación: ¿qué son y cómo optimizarlos?

Gestionar correctamente los gastos de operación es uno de los mayores desafíos para las empresas en crecimiento. Cuando los costos se descontrolan o no están bien categorizados, afectan directamente la rentabilidad, generan cuellos de botella financieros y dificultan la toma de decisiones.

Las organizaciones que buscan el crecimiento, reconocen este problema cuando ya enfrentan presión en su flujo de caja, retrasos en los pagos o falta de visibilidad sobre en qué se está invirtiendo el presupuesto operativo.

Si su empresa está buscando formas de optimizar sus recursos sin comprometer la productividad, este contenido le ayudará a entender qué tipo de gastos debe controlar, cómo diferenciarlos de otros egresos y qué herramientas pueden facilitar su gestión. Profundicemos.

Gastos operativos: qué son y tipos

Los gastos de operación son todos aquellos costos en los que una empresa incurre para mantener su funcionamiento diario. Son necesarios para que la organización continúe produciendo bienes o prestando servicios.

Estos gastos reflejan la eficiencia con la que se maneja el negocio y tienen un impacto directo en la rentabilidad.

Agrupados en diferentes categorías, los principales tipos de gastos operativos incluyen:

• Costos de ventas: como materia prima o inventario.
• Gastos administrativos: sueldos del personal, alquiler de oficinas, servicios públicos.
• Gastos de ventas y marketing: publicidad, comisiones, promociones.
• Tecnología y software: licencias, mantenimiento, infraestructura digital.
• Viajes y gastos corporativos: viáticos, transporte, alojamiento y alimentación relacionados con actividades laborales.

Una gestión eficaz de estos gastos permite mantener la operación en equilibrio, asegurar liquidez y prepararse para inversiones futuras.

El costo real de viajes y gastos ineficaces

Si bien los procesos de viajes y gastos (T&E) están intrínsecamente interconectados, los sistemas diseñados para integrarlos a menudo no cumplen con su propósito. 

Lea más

¿Cuáles son los gastos no operativos?

A diferencia de los gastos de operación, los gastos no operativos no están relacionados directamente con la actividad principal de la empresa. Aunque también forman parte del estado de resultados, tienen una naturaleza distinta. Algunos ejemplos incluyen:

Pérdidas por fluctuaciones cambiarias.

• Intereses por deudas o préstamos financieros.
• Multas o sanciones.
• Gastos legales no recurrentes.
• Donaciones u otros egresos extraordinarios.

Reconocer esta diferencia permite tener una visión más clara de la eficiencia operacional de la organización. Esto se debe a que, mientras los gastos operativos son gestionables y previsibles, los no operativos tienden a ser esporádicos o contingentes.

Cómo se calculan los gastos operativos

El cálculo de los gastos operativos se realiza sumando todos los costos recurrentes relacionados con la operación del negocio. Al mismo tiempo, se excluyen los gastos financieros, los impuestos y otros egresos no relacionados con la operación directa del negocio. La fórmula general se describe a continuación:

Gastos operativos = CV + GA + GV + OC

Donde: CV = Costo de ventas; GA = Gastos administrativos; GV = Gastos de ventas y marketing y OC = Otros costos operativos

Por ejemplo, si una empresa gasta 500,000.00 en salarios, 300,000.00 en materiales, 200,000.00 en publicidad y 100,000.00 en licencias de software, sus gastos operativos totales serían de 1,100,000.00.

Herramientas para optimizar los gastos operativos

La digitalización de procesos facilita una gestión más eficiente de los gastos de operación. Contar con una estructura contable automatizada permite clasificar estos gastos con precisión y tomar decisiones oportunas sobre su reducción u optimización.

 Hoy en día, muchas empresas optan por integrar software de gestión como SAP Concur para automatizar, controlar y proyectar algunos de sus gastos de manera estratégica. Entre las herramientas más recomendadas se encuentran:

• Concur Travel & Expense: integra la gestión de viajes y gastos (T&E), permitiendo desde la aprobación hasta la legalización automática de los gastos corporativos.
• Plataformas contables automatizadas: que permiten integrar datos en tiempo real, generar reportes personalizados y controlar los flujos de caja.
• Soluciones basadas en IA: ayudan a detectar patrones de gasto innecesarios o duplicados. Además de maximizar la eficiencia y productividad.

Estrategias para reducir costos sin afectar la operación

Reducir gastos no significa necesariamente recortar recursos. Existen estrategias inteligentes para optimizar sin comprometer la calidad del servicio o la productividad:

1. Centralización de procesos: automatizar tareas repetitivas y consolidar funciones en áreas clave.
2. Políticas claras de viajes y gastos: implementadas a través de plantillas gratuitas como las disponibles en las soluciones SAP Concur.
3. Negociación con proveedores: buscar contratos más competitivos y alianzas estratégicas.
4. Evaluación continua de desempeño: medir indicadores clave como el gasto promedio por proyecto o por empleado.
5. Revisión periódica del presupuesto: ajustar asignaciones según el comportamiento real de los gastos.

Estas medidas no solo reducen costos, también fomentan una cultura de eficiencia y responsabilidad financiera.

Beneficios de la automatización en la optimización de gastos

Implementar tecnologías que automaticen el registro, validación y análisis de los gastos de operación aporta beneficios inmediatos como el ahorro de tiempo al reducir procesos manuales y administrativos.

Por otro lado, otorga una mayor transparencia, ya que toda la información queda documentada y disponible en tiempo real. De este modo se garantiza el cumplimiento normativo, se evitan errores en las rendiciones o en el reembolso de gastos.

Para los empleados, la automatización ofrece mejora en su experiencia al registrar sus gastos desde el móvil y recibir reembolsos más rápidamente. Mientras que, para las empresas ofrece la posibilidad de tomar de decisiones basada en datos con dashboards en tiempo real, análisis predictivo y reportes personalizados.

Con SAP Concur, las empresas pueden llevar un control integral de los gastos desde una misma plataforma, facilitando su revisión por parte de finanzas, auditoría o liderazgo.

Optimice sus gastos operativos con soluciones integrales

Controlar los gastos de operación es una tarea esencial para mantener la rentabilidad y competitividad en un entorno empresarial exigente. Identificar, diferenciarlos de los no operativos y aplicar herramientas tecnológicas permite a las empresas tomar decisiones informadas, reducir riesgos y crecer de forma sostenible.

La optimización de gastos es más que una medida financiera: es una estrategia de transformación. Y en este camino, automatizar la gestión de viajes de negocios, gastos y procesos financieros con herramientas como SAP Concur se vuelve una decisión clave para el éxito.

¿Desea optimizar los gastos operativos de su empresa? Agende una cita con nuestro equipo de especialistas y descubra cómo SAP Concur puede ayudarle a alcanzar sus objetivos financieros.