Outsourcing: qué es y cómo aprovecharlo en su negocio

Las empresas buscan crecer y aumentar su rentabilidad, pero a menudo encuentran obstáculos como la falta de talento especializado o limitaciones en infraestructura. En estas situaciones, el outsourcing aparece como una solución eficaz.

Por esta razón, es importante que las gestiones empresariales conozcan y valoren la importancia del outsourcing, también conocido como subcontratación.

¿Quiere saber más? ¿Conocer por qué puede ser una solución efectiva para su empresa? A continuación, le explicamos por qué el outsourcing puede ser una solución estratégica para su empresa.

¿Qué es el outsourcing?

La palabra outsourcing significa literalmente “externalización” y se refiere a la práctica de las compañías de externalizar servicios en otras empresas, por diferentes razones.

Esta forma de contratación es de gran valor para las empresas, ya que resuelve múltiples problemas, sin necesidad de hacer cambios en la propia estructura.

La subcontratación de áreas de trabajo o de producción y de expertos por fuera del propio negocio se utiliza para:

• Reducir la carga de trabajo en departamentos específicos: externalizar la liquidación de sueldos o nóminas, utilizar un servicio de recursos humanos externo, etc.
• Contratar compañías especializadas con expertos en ciertos rubros: el área de asuntos legales, los servicios de limpieza, la capacitación y formación de los trabajadores, la gestión contable, la distribución de productos, etc.
• Complementar áreas de producción: externalizar la fabricación de ciertas partes de nuestros productos o ensamblar los artículos en otra compañía.
• Contratar talento para proyectos especiales en áreas determinadas: digitalizar los procesos, lanzar nuevos productos o servicios, etc.

Estas son las áreas más comunes, pero la externalización puede aplicarse a muchos más procesos. Todo depende de cual es el objetivo de la empresa, lo que determinará la finalidad del outsourcing.

Lista comparativa de soluciones de gestión de viajes

Descubra la solución de gestión de viajes adecuada para sus necesidades.

Lea más

¿Cuál es la finalidad del outsourcing?

Existe un antiguo dicho popular que dice “Zapatero a sus zapatos” y el outsourcing se trata justamente de eso: buscar el talento empresarial en cada rubro para sumar y avanzar juntos y de manera cooperativa.

En definitiva, el outsourcing es una técnica de contratación cuya finalidad es delegar tareas en expertos externos, para tener los mejores resultados posibles.

La idea es que la estructura de la empresa se dedique con toda su energía al negocio principal y las compañías subcontratadas se encarguen de las funciones que dominan con mayor especialización.

De este modo se optimizan los flujos de trabajo, se reducen los tiempos de ejecución, se gasta menos y se logran los objetivos propuestos mucho más rápido.

Ventajas y desventajas del outsourcing

Una vez que hemos definido el concepto de outsourcing y comprendido sus tipos y características, es esencial analizar cómo puede beneficiar a su empresa y, por otro lado, qué posibles inconvenientes podrían surgir al adoptar esta estrategia.

A continuación, detallamos las principales ventajas y desventajas de implementar el outsourcing en su negocio.

Ventajas

Optimización de los gastos operativos y de recursos humanos

El outsourcing permite reducir la necesidad de contratar y gestionar personal interno para ciertas tareas, lo que genera un ahorro significativo en recursos humanos y gastos operativos.

Reducción de costos gracias a la especialización

Al delegar tareas a proveedores especializados, la empresa obtiene servicios de mayor calidad a un costo más bajo, ya que estos proveedores tienen la experiencia y las herramientas necesarias para realizar el trabajo de manera más eficiente.

Acceso a tecnologías avanzadas sin necesidad de adquirirlas directamente

Externalizar permite a las empresas acceder a tecnología de punta sin la necesidad de realizar grandes inversiones. Los proveedores de outsourcing suelen contar con herramientas tecnológicas avanzadas que optimizan los procesos y aumentan la productividad.

Respuesta rápida a las necesidades de cambios en los flujos de trabajo, los procesos o la tecnología

La flexibilidad del outsourcing permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado o a nuevas demandas, sin necesidad de reestructurar completamente su equipo interno.

Construcción de una red corporativa confiable

A través del outsourcing, las empresas pueden formar alianzas con proveedores y socios de confianza que aportan valor añadido, lo que fortalece la red corporativa.

Aumento de la competitividad y de la capacidad productiva

Al liberar recursos internos de tareas secundarias, su empresa puede centrarse en actividades más estratégicas, lo que incrementa la competitividad y la capacidad productiva.

Aplicación de mejoras tecnológicas con la colaboración de expertos

Los proveedores de outsourcing suelen estar actualizados en cuanto a las mejores prácticas y avances tecnológicos, lo que se traduce en la implementación de soluciones innovadoras para su empresa.

Mejora de los servicios de la empresa

Al contar con expertos externos, la calidad del servicio o producto ofrecido por su empresa puede mejorar significativamente, ya que estos especialistas tienen una mayor destreza en áreas específicas.

Desventajas

Dependencia de terceros para aplicar innovaciones

Al subcontratar ciertos procesos, la empresa depende de los proveedores para implementar nuevas innovaciones, lo que puede retrasar la adopción de nuevas tecnologías o metodologías.

Aislamiento respecto a las novedades tecnológicas que podrían mejorar los procesos

Si no se gestiona adecuadamente, el outsourcing puede hacer que su empresa quede desconectada de las últimas tendencias tecnológicas que podrían optimizar aún más sus operaciones.

Compartir información sensible con otras empresas

Externalizar ciertos procesos puede implicar compartir datos sensibles con proveedores externos, lo que plantea riesgos de seguridad y privacidad si no se toman las medidas adecuadas.

Reducción del control en los procesos de producción o de entrega de los servicios o productos

Al externalizar, la empresa pierde cierto control directo sobre la calidad y el tiempo de entrega de los productos o servicios, lo que podría afectar la satisfacción del cliente.

Asumir la responsabilidad de la ineficiencia de la empresa subcontratada en caso de retrasos o problemas de calidad

Si el proveedor no cumple con los estándares acordados, su empresa será la responsable de las consecuencias, lo que puede afectar la reputación y los resultados de la organización.

Inconvenientes por diferir entre empresas en cuanto a la cultura organizacional

Las diferencias en la cultura empresarial entre la empresa contratante y el proveedor pueden generar conflictos o dificultades de comunicación, lo que afecta el desempeño y la cohesión en el trabajo.

Riesgo de malas prácticas al utilizar el outsourcing con fines exclusivamente financieros, afectando la calidad del empleo

Algunos negocios pueden recurrir al outsourcing para reducir costos de manera irresponsable, subcontratando a trabajadores en condiciones precarias. Esto no solo afecta la calidad del servicio, sino que también puede generar una mala reputación empresarial.

Áreas para aplicar el outsourcing en las empresas

Dependiendo de lo que su empresa produce es más o menos factible utilizar el recurso de la tercerización, pero en líneas generales, las áreas donde más se aplica el outsourcing son:

Área Financiera

Es una práctica común que grandes empresas contraten expertos para el análisis y asesoramiento en el área de finanzas. Los informes de estos especialistas son relevantes ya que definen con que recursos cuenta la empresa, cuál es su solvencia, su liquidez, sus posibilidades de expandirse y crecer.

Servicios informáticos

La subcontratación de empresas especialistas en informática es una decisión de outsourcing de las más inteligentes.

En tecnología, los avances son tan constantes que resulta más eficiente externalizar funciones especializadas.

Además, la cantidad de expertos en especialidades informáticas que se pueden subcontratar es enorme y no podría una organización, tenerlos en su plantilla.

Una de las estrategias de outsourcing más desarrolladas en el área tecnológica es la migración de los sistemas informáticos de las empresas de modelos on-premise a arquitecturas on-cloud que traslada la gestión del área de informática a servicios externos.

Recursos Humanos

El reclutamiento, contratación, capacitación y evaluación de personal son de gran importancia para las empresas, ya que las proveen del recurso humano que necesitan para producir.

Realizar este trabajo en una estructura completamente independiente y especializada garantiza los mejores resultados.

Servicios de vigilancia y limpieza

Para estas tareas es necesario tener una plantilla de personal extensa y capacitada para trabajar en diferentes ámbitos. Es una de las áreas en las que, mayoritariamente, las grandes empresas recurren al outsourcing.

Sistemas administrativos

Las tareas administrativas abarcan diferentes trabajos y cada uno de ellos se puede externalizar. Algunos de los que más se subcontratan son: la liquidación de nóminas, la atención al cliente, la gestión de pagos, etc.

Logística, transporte y envíos

Si su empresa fabrica productos físicos, externalizar esta parte del proceso es una buena idea ya que la infraestructura que necesita requiere de una gran inversión de tiempo y de colocar capital en actividades que conllevan riesgos ajenos a la empresa, como son el transporte y la distribución.

En la evaluación de los gastos, resulta menos eficiente adquirir flotas propias en lugar de subcontratar servicios logísticos especializados.

Investigación de mercados y marketing

Conocer el mercado, los nichos propios y los potenciales, los tipos de clientes, las segmentaciones, la posibilidad de que un producto funcione o no, es fundamental para la toma de decisiones empresariales. Por esta razón, es normal que las empresas subcontraten a expertos para realizar esta sensible tarea.

Luego de esa investigación de mercado, se toman las acciones de marketing. Al igual que en el tema tecnológico, el marketing es tan dinámico que necesitas personal especialmente formado y que tengan claro las últimas tendencias y actualizaciones en el rubro.

¿Qué tipos de outsourcing existen? 

Ahora bien, es importante decir que existen varios tipos de outsourcing, cada uno con características y aplicaciones específicas según las necesidades de la empresa. Los principales tipos son:

Outsourcing de procesos de negocios (BPO, por sus siglas en inglés)

Implica la subcontratación de procesos internos no esenciales, como recursos humanos, atención al cliente, contabilidad o marketing. Permite a las empresas centrarse en funciones estratégicas mientras delegan tareas operativas.

Outsourcing tecnológico (ITO, por sus siglas en inglés)

Se refiere a la externalización de servicios tecnológicos como el desarrollo de software, soporte técnico, infraestructura IT o gestión de sistemas. Es ideal para acceder a la última tecnología sin realizar grandes inversiones internas.

Outsourcing de procesos de fabricación (MRO, por sus siglas en inglés)

Este tipo de outsourcing se enfoca en la subcontratación de la producción de bienes o partes de los productos que la empresa comercializa. Es común en sectores como la automoción, la electrónica o la industria textil.

Outsourcing estratégico

Implica subcontratar funciones clave para la empresa, pero de forma alineada con su estrategia a largo plazo, como el desarrollo de nuevos productos o la gestión de la cadena de suministro. Se hace con el objetivo de ganar competitividad y acceder a recursos especializados.

Outsourcing offshore

Consiste en subcontratar servicios a empresas ubicadas en otros países, generalmente con el fin de reducir costos operativos. Este tipo de outsourcing se da con mayor frecuencia en áreas como tecnología y atención al cliente.

Outsourcing onshore

A diferencia del offshore, este tipo de outsourcing se realiza dentro del mismo país, con el objetivo de mantener la proximidad y un control más directo sobre las operaciones.

Cada tipo de outsourcing tiene sus beneficios dependiendo de los objetivos y necesidades de la empresa, y su correcta elección puede generar importantes ventajas operativas y estratégicas.

¿Cuál es el escenario del outsourcing en México?

El outsourcing en México se formalizó en la Ley Federal del Trabajo en 2012, lo que permitió a las empresas subcontratar ciertos servicios a otras compañías especializadas. Desde entonces, la subcontratación ha sido una práctica común en diversas industrias, especialmente en áreas como el reclutamiento de personal, que ha experimentado un notable crecimiento.

La reforma del outsourcing en México

Aunque el outsourcing fue regulado por la ley, esta modalidad ha generado controversias debido a prácticas irregulares, especialmente en los últimos años.

Las principales críticas a este modelo se centran en la evasión fiscal y el incumplimiento de las obligaciones laborales. A menudo, las empresas utilizan el outsourcing para evadir el pago de impuestos, no registrar a los trabajadores ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y evitar el reparto de utilidades.

Impacto en la economía y los trabajadores

Actualmente, se estima que cerca de 8 millones de trabajadores están bajo este sistema de subcontratación, lo que representa una pérdida significativa para el Estado. La evasión de impuestos y las malas prácticas laborales han causado una pérdida aproximada de 50,000 millones de pesos en concepto de contribuciones al IMSS.

Outsourcing: un recurso flexible

Si desea conocer cómo el outsourcing puede beneficiar a su negocio de manera legal y eficiente, le invitamos a agendar una cita de cotización con nuestros expertos. Juntos podemos identificar las mejores soluciones personalizadas para sus necesidades empresariales.

¡Contáctenos hoy mismo y empiece a dar el siguiente paso hacia la optimización de sus recursos!