Gestión inteligente de gastos: guía definitiva

La gestión inteligente de gastos una forma de administrar y controlar los recursos financieros disponibles en una organización. Esto se logra mediante la evaluación, priorización y distribución cuidadosa del presupuesto, a fin de obtener el mejor rendimiento posible con los recursos limitados que están a disposición.

Para aprender cómo crear un plan de gestión inteligente de gastos, primero debe conocer ciertos lineamientos que le facilitarán el proceso. ¿Está listo para conocerlos? ¡Veamos a continuación!

Pasos para crear un plan de gestión de inteligencia de gastos

1. Establezca un presupuesto

Tener un presupuesto es un paso clave para gestionar los gastos eficazmente. Con él, es posible llevar un registro de las cantidades que decidió gastar cada mes, así como asignar una cantidad precisa a diferentes áreas de su vida.

Por ejemplo, en los gastos de una familia con 3 hijos, existen pagos mensuales que son fijos, como el pago de los colegios y del transporte. También, mes a mes hay otros gastos que pueden ser regulados, como las salidas a comer y las invitaciones con los amigos.

2. Limite sus tarjetas de crédito

Este beneficio bancario puede ser tentador al momento de gastar, por lo que puede beneficiarse limitando el uso de las mismas, como dejándolas en casa o abriendo cuentas con límites bajos.

Es esencial que conozca sus fechas de corte y fechas límite de pago para no generar deudas o intereses.

3. Tome nota de sus gastos

El llevar un registro preciso de todos sus gastos, incluso los pequeños, le ayudará a tener control sobre el dinero que está gastando e identificar posibles tendencias problemáticas en su comportamiento financiero.

4. Chequee sus registros bancarios

Revisar los estados financieros mensualmente le permitirá comprobar rápidamente si se han agregado cargos sorpresa no deseados a su cuenta bancaria. También puede buscar errores comunes en facturas y cargos recurrentes no deseados.

5. Establece metas financieras realistas

Este paso implica definir objetivos financieros concretos y crear planes viables para lograrlos.

Por ejemplo, cuando se quiere ahorrar para la jubilación o para pagar la universidad de sus hijos en los próximos diez años. Debe trabajar con sus números mensualmente para ver si está progresando correctamente hacia los objetivos financieros que desea alcanzar a largo plazo.

Así, podrá analizar si es necesario hacer cambios como reducir o incluso eliminar algún gasto.

Gestión de inteligencia de gastos y la vida diaria

La mejor manera de emplear una gestión inteligente de gastos en su vida diaria es a través de la planificación. Planifique sus gastos semanalmente con anticipación para saber los recursos que tiene disponibles.

Una excelente manera es estableciendo un presupuesto semanal y mantenerse dentro de sus límites. A continuación le ofrecemos algunos ejemplos:

• Conozca exactamente cuánto dinero tiene disponible cada mes, estimando sus gastos fijos, como el alquiler, los servicios básicos o las mensualidades del banco.
• Decida cuándo comprar aquello que necesita o desea. Haga un inventario antes de salir a hacer compras en la calle o en línea para evitar comprar productos innecesarios.
• Explore opciones competitivas de precios, tome ventaja de los cupones descuento y compare entre diferentes proveedores antes de realizar una compra.
• Anote todas sus compras, ingresos y gastos con anticipación para controlarlas mejor. Esta tarea se puede cumplir mediante una app para llevar la contabilidad personal, sistemas basados en línea u hojas Excel.
• Ahorre para emergencias e inversiones a largo plazo con un porcentaje establecido cada mes (generalmente entre el 10% - 20%) del total líquido que tenga disponible.

Conozca 5 apps para la gestión inteligente de gastos

SpendMap

Esta aplicación de administración de gastos ofrece cuenta con una versión gratuita y de pago para ayudarlo a controlar y reducir los costos generales.

Puede programar alertas para las facturas, hacer seguimiento de los presupuestos, ahorrar tiempo en la contabilidad y la solicitud de viaje mediante pedidos automatizados.

Zoho Expense

Es un software práctico que le permite realizar fácilmente seguimientos e informes financieros detallados en tiempo real. Tiene precios especialmente diseñados para empresas pequeñas y está disponible como una opción destinada a los usuarios profesionales independientes.

Abacus

Esta plataforma fácil de usar proporciona información puntual sobre gastos, lo que le brinda transparencia y simplifica la administración financiera diaria de la empresa. Proporciona información clara sobre el desempeño financiero, permitiendo realizar mediciones precisas contra presupuestos aprobados previamente.

FreshBooks

Es una herramienta para gestionar inteligentemente el gasto que le ayuda a tomar decisiones comerciales fundamentadas en datos amplios sobre cuentas pagadas y por pagar dentro del mismo dashboard. Ofrece planes flexibles adecuados para empresas grandes o pequeñas con ingreso anual ilimitado y gran cantidad de usuarios invitados sin límite.

Certify

Está diseñada para optimizar completamente el seguimiento del gasto corporativo al verificar cada compra individual antes del pago electrónico.

5 profesiones que deben de trabajar con gestión de inteligencia de gastos

1. Directores financieros: se beneficiarían del uso de un cronograma de gestión inteligente de gastos porque les ayudará a organizar mejor los presupuestos para la empresa y podrá controlar los costos para crecer el margen de beneficio.
2. Contadores: les servirá para proporcionar informes en tiempo real sobre la ubicación actual del dinero, así como proyecciones y recomendaciones en lo que respecta al presupuesto.
3. Gerentes administrativos: podrán hacer seguimiento de los programas iniciados con datos exactos y tener el control total sobre los gastos. El cronograma le permitiría vigilar los detalles relacionados con sus objetivos empresariales y garantizar que la empresa esté libre de desperdicios innecesarios.
4. Gerentes de recursos humanos: permitirá ver el panorama general de las finanzas y tomar decisiones informadas sobre recursos adicionales y nuevos programas a desarrollar dentro la organización en función del presupuesto disponible.
5. Consultores financieros: dentro de los profesionales que más usan esta herramienta se encuentran estos profesionales porque confían en este sistema para ayudar a sus clientes a prepararse mejor para los imprevistos, tales como emergencias o cambios repentinos en las condiciones económicas que deban considerarse antes de tomar una decisión importante.

Como podrá notar, es importante tener un plan de gestión de inteligencia de gastos, porque le permite a las empresas y particulares obtener mayores ganancias alrededor de sus finanzas. Esto se logra el utilizando el dinero para maximizar la eficiencia de los recursos, por medio de una planificación detallada y evaluando diferentes opciones antes de tomar cualquier decisión.

Si está interesado en gestionar inteligentemente sus gastos, lo invitamos a ponerse en contacto con nosotros para que descubra cómo podemos ayudarlo a optimizar sus procesos e impulsar su empresa. ¡Estamos siempre disponibles!