Cómo elaborar un plan de implementación de viajes y gastos exitoso

Las integraciones de software pueden toparse con obstáculos. Tal vez no participen las personas adecuadas. Es posible que el nuevo sistema satisfaga las necesidades financieras y de viajes, pero no las del equipo de TI que debe apoyarlo. Implementar sistemas de gestión de viajes y gastos, o cualquier solución tecnológica, puede ser difícil. Sin embargo, no tiene por qué ser así. 

Con las soluciones y los procesos adecuados, la implantación puede avanzar rápida y satisfactoriamente hacia el objetivo final de un sistema que sea fácil de usar, proporcione claridad e información de los gastos y resulte rentable en términos de eficiencia y retorno de la inversión. 

Evitar el dolor de la implementación 

Los expertos de SAP Concur y TGC Consulting comparten seis consejos para una implementación rápida y eficiente que también acelera su retorno de la inversión. 

Lea Prepararse para lo mejor

 Los equipos de TI citan la experiencia en implementación entre las principales razones por las que eligieron las soluciones de SAP Concur; mencionan también las opciones de integración, los estándares de seguridad, la simplicidad de inicio de sesión único y la experiencia y el compromiso de la inteligencia artificial. Para sacar el máximo partido de estos factores y planificar una implementación satisfactoria, los responsables de TI deben centrarse en áreas clave como la calidad de los datos, la evaluación de los flujos de trabajo, la configurabilidad de la nube y la representación de todas las partes interesadas.  

Empezar con las personas 

Involucre a los miembros de los equipos de Finanzas, Viajes y Adquisiciones y otros, como los representantes de ventas, que realmente utilizan la tecnología, impulsan el cambio y se verán afectados por un nuevo sistema. Luego, ponga a esas personas a trabajar en la identificación de requisitos, lo que ahorra recursos del equipo de TI para más adelante. Y, al igual que en cualquier iniciativa exitosa, obtenga el apoyo de los altos ejecutivos y manténgalos informados sobre el plan. 

Estudie sus datos y flujos de trabajo 

Los procesos de viajes, gastos y facturas abarcan todo el negocio e implican a una amplia gama de personas y departamentos. Los datos provienen de muchas fuentes y sistemas, desde RR. HH. hasta ERP y más. Trace el perfil de los empleados, el libro mayor y otras fuentes de datos y su lugar en los flujos de trabajo. Preste especial atención a los datos de RR. HH., ya que a menudo son inexactos o incompletos. Con un mapa completo de datos y flujos de trabajo de confianza, puede implementar mejor su nueva solución.  

Construir sobre la fortaleza de las soluciones 

Como soluciones basadas en la nube, son fácilmente configurables y flexibles y permiten aprovechar las mejores prácticas de las compañías que las utilizan en todo el mundo. También es una oportunidad para evaluar si la forma en que la compañía siempre ha hecho algo sigue siendo la mejor. Considere si el nuevo sistema proporciona un método mejor. Y que recurrirá a soluciones que cumplan con los estándares de seguridad internacionales, ofrezcan integración nativa con SAP ERP y numerosos conectores a otros sistemas, y permitan a los usuarios iniciar sesión solo una vez en la plataforma en lugar de tener que iniciar sesión varias veces. 

Dedique tiempo a las pruebas 

Como se ha señalado, los viajes y gastos afectan a casi todas las partes de su compañía. Esto significa que es imperativo que el programa de implementación incluya tiempo suficiente para realizar pruebas para garantizar que las conexiones sean fluidas y que el trabajo fluya según sea necesario y previsto. Forme equipos de pruebas para asegurarse de que los datos se muevan como es debido. 

Más información de la implementación y por qué los equipos de TI eligen SAP Concur 

La planificación, la recopilación de información y la elección de soluciones y socios tecnológicos adecuados son elementos fundamentales para implantar un nuevo sistema, ponerlo en marcha, obtener los beneficios deseados y preparar a la compañía para el futuro.  

• Lea Prepararse para lo mejor: Seis consejos para una implementación exitosa de SAP Concur para obtener más información sobre cómo el equipo de TI puede garantizar que el proceso funcione sin problemas. 
• Descubra los principales motivos por los que los equipos de TI eligen SAP Concur para comprender mejor por qué nuestras soluciones satisfacen las necesidades de TI y de las compañías. 
• Visite la página Gestión de gastos para líderes de TI para obtener recursos adicionales y obtener más información sobre cómo SAP Concur puede contribuir a los resultados finales y hacer que el negocio sea más eficiente con una única plataforma basada en la nube.