Fraudes y digitalización: la importancia del KYC y el KYE en la gestión de riesgos

La digitalización abre muchas oportunidades de crecimiento para las empresas, pero aplicarla con éxito implica responsabilidades en la gestión de riesgos y en la implantación de una cultura de cumplimiento.

Vivir en un mundo cada vez más digital obliga a las organizaciones a adoptar un enfoque proactivo, pues es lo que definitivamente las ayudará a protegerse contra los fraudes, prevenir ataques y llevar un control de riesgos de forma más eficiente. 

¿Qué hacer ante este tipo de escenarios tan demandantes? Como verá a continuación, implementar estrategias efectivas de KYC (Know Your Customer) y KYE (Know Your Employee) pueden mitigar los riesgos y establecer mejores controles dentro de su organización. 

Al ser debidamente implementadas, las estrategias KYC y KYE para la gestión de riesgos pueden ayudarle también a fortalecer la confianza en sus clientes y mejorar la experiencia de los empleados en torno a la integridad de su empresa. 

Impacto de la digitalización en la amenaza de fraudes 

Las amenazas de fraudes en un entorno digitalizado no paran de crecer dentro y fuera de las empresas. De acuerdo con la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE, por sus siglas en inglés), el 51% de los fraudes laborales en las organizaciones ocurren por la falta de controles internos (32%) y la anulación de los controles existentes (19 %). 

La misma fuente también indica que las acciones fraudulentas como la apropiación indebida de activos o los engaños al reclamar gastos o itinerarios de viajes de los empleados pueden llevar a una empresa estándar a perder más del 5% de sus ingresos anuales. Esto tomando en cuenta que los fraudes de clientes y los ciberataques causan a diario pérdidas económicas, de infraestructura tecnológica y daños a la moral y a la reputación de las marcas.  

En definitiva, el avance de la digitalización ha transformado la manera en la que las empresas operan, pero también ha aumentado su exposición a riesgos. 

La automatización, la conectividad en todo momento y la globalización han creado un entorno propicio para los fraudes y amerita un mayor manejo de riesgos. 

Las organizaciones de hoy deben estar alerta ante vulnerabilidades muy puntuales como:  

• Identidad digital: La proliferación de datos personales en línea facilita la suplantación de identidad y el acceso no autorizado a redes y sistemas empresariales.  
• Transacciones electrónicas: Las transacciones digitales son cada vez más rápidas y convenientes, pero también más susceptibles al fraude y los ataques informáticos.  
• Empleados internos: La falta de controles adecuados puede abrir una peligrosa ventana para que los empleados deshonestos cometan fraudes internos, incluso durante años y sin ser detectados.  

En tal sentido, las estrategias KYC y KYE pueden ayudarle a mitigar riesgos de fraudes y vulnerabilidades en su organización, cualquiera que sea su sector. 

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Importancia del KYC en la prevención de fraudes 

KYC o “Conoce a tu Cliente” es una estrategia muy útil para la prevención de fraudes financieros y la gestión de riesgos empresarial en un entorno empresarial digitalizado. 

Esta herramienta puede ayudar a proteger a las empresas de estafas y engaños, ya que permite establecer un protocolo básico de seguridad para: 

• La verificación de identidad del cliente: Esto incluye pedir documentos como pasaportes, licencias de conducir o tarjetas de identificación. 
• La evaluación de riesgo: Esto ayuda a determinar si un cliente es de alto riesgo o no. 
• El monitoreo continuo: “Conoce a tu Cliente” no es solo un proceso inicial. Las empresas necesitan monitorear continuamente las actividades de los clientes para detectar cambios inusuales o sospechosos, lo que también ayuda a los clientes a tener más confianza en una organización que muestra preocupación por la seguridad de sus usuarios. 

Beneficios del KYC en la prevención de fraudes 

A grandes rasgos, la implementación efectiva del KYC tiene como objetivo reducir pérdidas financieras, proteger la reputación de la empresa y cumplir con las regulaciones.  

Entre sus beneficios están: 

1. Permite dar rostro al cliente y saber con quién se está tratando: Para las empresas del sector financiero, por ejemplo, KYC es clave para verificar la identidad de clientes, comprender su perfil financiero, cómo se relaciona con la organización y qué actividad comercial realiza. 
2. Eleva el listón de la transparencia y confianza: KYC ayuda a crear bases sólidas y más confiables entre clientes y empresas. 
3. Previene actividades ilícitas: Una política bien establecida de KYC en su empresa ayudará a mitigar la posibilidad de transacciones financieras al margen de la ley, como el lavado de dinero, fraudes o financiamientos a grupos terroristas. 
4. Cumplimiento de regulaciones: KYC puede evitar multas elevadas por no cumplir con las normativas antifraude, de antiterrorismo o contra el blanqueo de capitales. 

Relevancia del KYE en la seguridad interna de la empresa 

KYE, o en español “Conoce a tu Empleado”, es también una estrategia de mitigación de fraudes, como lo es KYC. Su objetivo es conocer a quienes trabajan en la organización para elevar la seguridad integral. 

Una política de KYE busca principalmente: 

• La verificación de los antecedentes de los empleados: KYE implica verificar datos, referencias laborales, empleos anteriores y antecedentes penales de los empleados. 
• Proteger datos para la seguridad interna: Ayuda a establecer políticas claras sobre quiénes pueden acceder a la información confidencial o sensible dentro de la organización. 
• Involucrar y concientizar a los empleados: Capacitar sobre las políticas de seguridad e informar sobre los peligros que entrañan los fraudes es crucial, ya que los empleados deben comprender su rol en el control de riesgos y en la seguridad interna de la empresa.

Gestión efectiva del control de accesos de los empleados 

Para una administración de riesgos efectiva, KYE es un pilar para optimizar el acceso a datos dentro de la empresa. Esta gestión de riesgos incluye: 

• Establecer políticas claras y procedimientos bien delineados para regular el acceso a los sistemas y datos de la empresa. 
• Definir roles y responsabilidades de cada empleado y los puestos laborales. 
• Implementar controles de acceso basados en roles. 

De esta manera, solo los empleados debidamente autorizados podrán acceder y gestionar la información relevante. También, contar con tecnologías y herramientas adecuadas es parte de la relevancia de implementar KYE.

Una política clara de “Conoce a tu Empleado” permite alcanzar mejores funciones en la gestión efectiva del control de accesos. Esto puede incluir:

• Sistemas de gestión de identidades y accesos (IAM). 
• Autenticación multifactor (MFA). 
• Registros de auditoría.
• Monitoreo de actividades de acceso para detectar y prevenir actividades sospechosas. 

Estrategias para la implementación efectiva de KYC y KYE 

Para implementar KYC (Know Your Customer) y KYE (Know Your Employee) en una empresa, siga esta guía práctica: 

1. Comience estableciendo un proceso de verificación de identidad sólido y seguro. Esto incluye recopilar datos personales básicos y documentos de identificación, así como realizar controles de diligencia debida. 
2. Mantenga a su empresa actualizada en las normativas AML (Anti-Money Laundering) y las leyes locales para garantizar el cumplimiento. 
3. Adopte tecnologías digitales que optimicen los procesos y ayuden a reducir costos mientras mantiene la seguridad y la integridad de sus redes y sistemas. 

KYC y KYE en la gestión de riesgos 

A esta altura ya puede intuir los beneficios de implementar KYC y KYE en la gestión de riesgos y por qué no debe demorar su implementación. Estas estrategias, sin duda, le ayudarán a: 

• La mitigación de riesgos: Al conocer a los clientes y empleados, las empresas pueden identificar y prevenir actividades fraudulentas antes de que causen daño. 
• Un cumplimiento normativo óptimo: Cumplir con regulaciones como la Ley de Secreto Bancario y la Ley de Lavado de Dinero es esencial. El KYC y el KYE ayudan a cumplir con estas normativas. 
• Una mayor confianza: Su implementación eleva la confianza de los clientes y empleados en su organización. 

Evite fraudes y proteja a su empresa sin temor a la digitalización 

KYC y KYE son más que herramientas poderosas para resguardar a su empresa mediante la optimización de la gestión de riesgos. Las estrategias de “Conocer a tu Cliente” y “Conocer a tu Empleado” le ayudarán también a cumplir con requisitos regulatorios y evitar los fraudes a personas y empresas en un mundo cada vez más dependiente de las ventajas y rapidez de la digitalización. 

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