Guía completa para optimizar sus tareas administrativas gracias a la tecnología

Gestionar las tareas administrativas invirtiendo en las mejores prácticas es fundamental para el éxito del negocio. Pero, en definitiva, ¿por qué estas actividades son tan relevantes para la continuidad empresarial?

Básicamente, las tareas administrativas constituyen el engranaje operativo de los negocios. Aunque se encuentran en la base de la pirámide organizacional por su índole, muchas veces pasan desapercibidas frente a las actividades comerciales y estratégicas.

Las tareas administrativas son responsables de mantener el orden, asegurar el cumplimiento normativo y facilitar la toma de decisiones. Entre los ejemplos más relevantes, se destaca la gestión de facturas, la organización de archivos y la coordinación de agendas. 

Gracias a la irrupción de nuevas tecnologías y la necesidad de afrontar los desafíos de un entorno cada vez más digitalizado y competitivo, adoptar herramientas de punta en pro de la automatización de estas tareas se ha vuelto clave para los buenos resultados organizacionales.

Así pues, adaptarse a estas soluciones no solo fomenta la modernización de los procesos corporativos, sino que también consiste en una necesidad estratégica. Esto ocurre porque la introducción de herramientas para la gestión de las tareas administrativas promueve su correcta ejecución en tiempo y forma. 

En consecuencia, los colaboradores dejan de ocuparse de actividades manuales para enfocarse en lo que efectivamente importa: el crecimiento, la innovación y la toma de decisiones más acertadas e inteligentes.

Siendo un tema crucial para optimizar las operaciones de una empresa, en esta guía nos centramos en las tareas administrativas a fin de inspirarle a buscar las mejores formas de ponerlas en marcha, aplicando estrategias más adecuadas y herramientas más efectivas. 

¿Por qué optimizar las tareas administrativas en su empresa?

Las tareas administrativas permiten organizar, planificar, dirigir y controlar las actividades de manera que cada miembro de los equipos conozca sus responsabilidades y la importancia de su trabajo para la supervivencia del negocio.

Dada la coyuntura actual, las organizaciones ya no pueden permitirse perder tiempo nutriendo procesos administrativos lentos o redundantes que drenen recursos valiosos. Pero, al fin y al cabo, ¿por qué debemos darle importancia crítica a estas tareas?

Importancia de las tareas administrativas en la eficiencia de la empresa

Las tareas administrativas respaldan el funcionamiento organizacional. Aunque no generan ingresos de forma directa, son esenciales para asegurar la operación adecuada de todos los departamentos: financiero, marketing, gestión de personal, logístico, contabilidad, entre otros relevantes según el segmento de actuación del negocio.

Sin una correcta gestión administrativa, la empresa se expone a errores, pérdida de productividad e incumplimiento, situaciones que ponen en peligro su eficiencia, continuidad y rentabilidad.

Además, es importante mencionar que una administración eficiente promueve la confianza bajo la perspectiva de los colaboradores y fomenta una buena relación con otros públicos corporativos (como proveedores y clientes), al mismo tiempo que ayuda a mitigar gastos superfluos o innecesarios.

En última instancia, podemos decir que las buenas prácticas en los procesos administrativos impulsa la toma de decisiones informadas, potencializa la reputación del negocio y confluye en una mejora considerable en la competitividad de la empresa.

Desafíos comunes en la gestión administrativa

Independientemente del tamaño y el rubro de la empresa, las tareas administrativas suponen una serie de desafíos acordes con la realidad y los procesos internos.

A continuación, presentamos algunos ejemplos relevantes, en especial, para las pequeñas y medianas empresas:

• Procesos manuales lentos y propensos a problemas e inconvenientes (cuantas más personas participen, mayor es la incidencia de errores);
• limitaciones para acceder a la información en tiempo real;
• documentación mal organizada y dispersa, comprometiendo el acceso y la comprensión de los datos;
• duplicación de tareas y, consecuentemente, pérdida de tiempo por repetir actividades ya realizadas;
• dependencia excesiva de los colaboradores para llevar a cabo tareas sencillas y/o repetitivas.

Más allá de afectar la productividad y la satisfacción de los equipos administrativos, estos desafíos pueden generar consecuencias legales, sanciones contables y tributarias, así como la pérdida de buenas oportunidades comerciales.

La buena noticia es que, gracias a las nuevas tecnologías, es posible sortear la mayoría de esos inconvenientes implementando herramientas ajustadas a las necesidades y objetivos de la empresa.

Beneficios de la optimización de tareas administrativas

Al adoptar herramientas de primer nivel, reconocidas por los principales jugadores del mercado, es posible disminuir e, incluso, eliminar una gran parte de los problemas mencionados anteriormente. 

El uso de recursos tecnológicos y la adopción de prácticas modernas y relevantes permite optimizar las tareas administrativas, lo que confluye en:

• aumento de la productividad y enfoque en la eficiencia operativa;
• reducción de errores humanos y de la necesidad de repetir tareas;
• mejora de la organización interna;
• centralización de los datos y el acceso a la información actualizada en tiempo real;
• toma de decisiones más efectivas en virtud de la consideración de datos actualizados;
• fortalecimiento del entorno colaborativo entre los equipos administrativos;
• disminución de costos vinculados a las tareas manuales o ineficientes;
• dedicación a las actividades relacionadas con el core business, reduciendo la incidencia de tareas manuales, excesivamente sencillas y/o repetitivas.

En cuanto a este último aspecto, es importante señalar que dedicarse más a las tareas que demandan más atención cognitiva es clave para la eficiencia y rentabilidad del negocio. 

Con las herramientas adecuadas, las empresas pueden agilizar sus procesos y eliminar una serie de actividades irrelevantes para su buen funcionamiento. 

Principales herramientas tecnológicas para optimizar tareas administrativas

En el apartado anterior abordamos la importancia de las herramientas para optimizar las tareas administrativas. De hecho, la digitalización de los datos y la automatización de las tareas simplifica y mejora su ejecución. 

Desde software integrales hasta aplicaciones específicas para determinados sectores y demandas. Las herramientas son indispensables para mejorar el posicionamiento de las empresas en el mercado y distinguirse en materia de gestión administrativa.

A continuación, presentamos las principales categorías de herramientas que pueden marcar la diferencia en la gestión de tareas administrativas en negocios de diversos tamaños y rubros.

Software de gestión empresarial 

Conocidos en inglés como Enterprise Resource Planning (ERP), son plataformas integrales que permiten centralizar y automatizar múltiples procesos administrativos, como la contabilidad, la facturación, la gestión de inventarios, los recursos humanos, entre otros.

Al reunir todos esos módulos en un solo sistema, el ERP facilita la comunicación entre las áreas, ofreciendo libre acceso a los datos tan pronto como los profesionales los necesiten y evitando la duplicación de tareas.

Más allá de aportar una visión global sobre el estado financiero, contable y tributario del negocio, este tipo de sistema permite eliminar los procesos manuales y, por consiguiente, los errores derivados de la actividad humana a la hora de lidiar con tareas repetitivas.

Asimismo, el software de gestión empresarial proporciona una toma de decisiones más eficiente, basada en datos actualizados e información integrada. Por último, vale la pena mencionar que estos sistemas fomentan el cumplimiento normativo a raíz de sus múltiples funciones automatizadas.

Aunque existen soluciones bajo el modelo de licencia e instalación local, las plataformas SaaS se han vuelto una preferencia en las organizaciones, pues son opciones escalables y asequibles, especialmente, para las micro y pequeñas empresas.

En función de estas tecnologías, los negocios con restricciones financieras pueden profesionalizar sus actividades administrativas sin la necesidad de invertir mucho dinero. A causa de eso, pueden organizar sus tareas y, así, crecer de forma sustentable y equilibrada.

Herramientas de gestión de proyectos y colaboración

Las plataformas de gestión de proyectos y colaborativas son esenciales para agilizar las tareas grupales, pues permiten asignar tareas, definir prioridades, establecer etapas y mantener una muy buena comunicación entre los miembros del equipo.

Además de aportar una perspectiva clara acerca de las responsabilidades de cada integrante, estas soluciones posibilitan acompañar el progreso de las actividades administrativas en tiempo real, disminuir las reuniones proporcionando una óptima visibilidad del flujo de trabajo y optimizar la coordinación entre las áreas.

Al facilitar el intercambio de datos e información y promover un entorno colaborativo, estas herramientas no solo alzan la productividad, sino que también fomentan la cultura de la organización, el buen clima interno y el trabajo en equipo.

Aplicaciones de contabilidad y facturación

El departamento contable y financiero es uno de los más sensibles a errores, retrasos y falta de información. Por eso, es fundamental implementar un sistema específico que permita centralizar la información en un solo ambiente y mantenerla actualizada en tiempo real.

Entre los principales beneficios de contar con estas herramientas, ganan el protagonismo:

• Estimular el cumplimiento fiscal y reducir los riesgos legales y tributarios.
• Agilizar la emisión y recepción de los documentos financieros.
• Controlar detalladamente la coyuntura financiera sin depender de plantillas.
• Integrar las soluciones con los bancos y otros sistemas que faciliten la conciliación.

Independientemente del tamaño y el segmento del negocio, contar con estas soluciones brinda un entorno financiero y contable mucho más seguro, principalmente cuando se adoptan herramientas de excelencia.

Además, al combinar esta solución con Concur Expense y Concur Travel es posible crear un entorno de gastos totales, lo que posibilita potencializar no solo el entorno financiero, sino también el panorama contable.

Herramientas para la gestión de documentos y archivos digitales

Gestionar los archivos y documentos es una de las tareas administrativas más importantes, pues asegura que las diferentes áreas corporativas accedan a la información tan pronto como la necesiten.

A pesar de su importancia, administrar los documentos corporativos suele ser un gran desafío para una buena parte de los negocios, ya que son muy propensos a errores y pérdidas de tiempo cuando los archivos no se organizan correctamente.

Para minimizar estos inconvenientes, es fundamental implementar una herramienta de gestión de documentos que posibilite digitalizar, organizar y compartir archivos de manera eficiente y favorable a una buena productividad.

Al adoptar este tipo de sistema, la empresa puede contar con diversos recursos, tales como:

• Almacenamiento seguro y accesible desde cualquier dispositivo.
• Control de versiones y recuperación de archivos.
• Acceso a la información de forma rápida y acorde con niveles de permisos personalizados.
• Búsqueda avanzada para localizar piezas, como contratos y registros, en poquísimo tiempo.

Además de promover una toma de decisiones más acertada, contar con esta plataforma mejora la trazabilidad de los procesos y proporciona una importante ventaja sustentable, ya que reduce el uso de papel.

Cómo elegir la tecnología adecuada para las tareas administrativas

Aunque la tecnología cumple un rol muy importante en las organizaciones —puesto que posibilita la digitalización de los datos y la automatización de los procesos—, los gestores deben tener clara la necesidad de adoptar soluciones que efectivamente contribuyan y se alineen con las demandas corporativas.

A continuación, explicamos los criterios clave que debe tomar en cuenta antes de elegir una nueva tecnología administrativa.

Evaluación de las necesidades empresariales

En primer lugar, es esencial reconocer las necesidades del emprendimiento analizando la calidad y relevancia de los diferentes procesos. 

Asimismo, debe considerar cuáles son los departamentos administrativos que consumen más tiempo, presentan errores recurrentes y/o generan inconsistencias.

Para hacer un análisis profundo de esos puntos, es útil:

• mapear los procesos administrativos actuales;
• identificar los puntos críticos o tareas repetitivas;
• solicitar feedbacks del personal involucrado en la gestión de las tareas administrativas;
• definir prioridades y objetivos a la hora de estructurar un plan de transformación digital.

Al establecer un diagnóstico inicial completo, basado en las mejores prácticas, se logra entender qué funcionalidades son realmente necesarias y cuáles significarían un gasto innecesario.

Facilidad de integración con otros sistemas

Para que una solución tecnológica aporte diferenciales estratégicos y operativos, no puede funcionar de forma aislada. Por lo cual, es indispensable que pueda integrarse con otros sistemas que ya se usan en la empresa, como un sistema ERP, una plataforma de recursos humanos, un CRM o herramientas de comunicación.

De hecho, la integración es esencial para evitar la duplicación de tareas, reducir los errores en la transferencia de datos y asegurar un flujo informativo más fluido.

Por eso, la evaluación de la utilidad de una herramienta implica revisar su compatibilidad con otros sistemas y aplicaciones, así como las bases de su configuración técnica.

Tome siempre en cuenta que el diseño adecuado de la integración aumenta la eficiencia global del ecosistema tecnológico y digital de la empresa.

Escalabilidad y costo de las soluciones

Durante mucho tiempo, los software de instalación local han sido fundamentales para la expansión de los negocios. 

Sin embargo, en los últimos años, el desarrollo de sistemas en la nube bajo demanda ha generado una revolución en el medio corporativo, haciendo posible que empresas de todos los tamaños accedan a tecnologías útiles acordes con sus necesidades y objetivos.

Además de registrar y almacenar los datos en la nube, estas herramientas permiten que el usuario acceda a la información dondequiera que se encuentre y aseguran el crecimiento del negocio a medida que aumentan sus operaciones.

Así pues, la escalabilidad de las tecnologías es un aspecto clave para la continuidad de la empresa y su desarrollo en el mercado.

Acerca de los costos, los software bajo demanda son más económicos, pues su escalabilidad permite contratar apenas las funciones y los recursos necesarios, implementando otros de acuerdo con las necesidades crecientes del negocio.

Soporte técnico y actualizaciones

La sencillez técnica e intuición de una herramienta no eximen la necesidad de actualizarla regularmente y proporcionar un soporte técnico rápido. 

Un proveedor confiable debe contar con canales de atención eficientes de acuerdo a las preferencias de sus clientes, como chat, e-mail corporativo y teléfono.

Además, una empresa tecnológica confiable debe proporcionar un tiempo de respuesta corto y materiales que permitan solucionar problemas sencillos, como tutoriales y webinars.

En cuanto a la realización de actualizaciones frecuentes, estas reflejan la credibilidad de la empresa y el compromiso con los clientes, adaptando el sistema a nuevos reglamentos y mejorando el nivel de protección y seguridad de los datos.

En efecto, no se trata de elegir las herramientas disruptivas más aclamadas del mercado, sino en seleccionar las plataformas y aplicaciones que mejor se ajusten a las demandas del negocio en diferentes esferas, como capacidad de comunicación, integración, escalabilidad y actualización.

Cómo la tecnología mejora la eficiencia de las tareas administrativas

La introducción de tecnologías transforma completamente la forma de gestionar las tareas administrativas, pues permite trabajar con mayor precisión, velocidad y colaboración, impactando de manera notoria en la competitividad de la empresa.

Así que, sin más preámbulos, sumerjámonos en los principales beneficios de las herramientas para la eficiencia operativa de las organizaciones.

Reducción de errores humanos y aumento de la precisión

Las tareas manuales presentan una alta exposición a errores, ya sea al copiar datos, realizar cálculos, transcribir información o administrar archivos físicos. 

En este sentido, adoptar herramientas acordes con la realidad del negocio permite estandarizar estos procesos y, por consiguiente, evitar los registros y las interpretaciones incorrectas, minimizando así los riesgos.

Asimismo, estas soluciones mejoran la precisión y la calidad de los reportes, por ende, optimizan la toma de decisiones y fomentan la confianza de los equipos administrativos en los procesos internos.

Mejora en la comunicación interna y colaboración

A menudo, las tareas administrativas demandan el trabajo colaborativo de múltiples áreas, situación que abre espacio para fricciones cuando la gestión interna es deficiente. 

Usar las herramientas correctas facilita el trabajo en equipo, pues aporta una adecuada visibilidad de los datos en tiempo real, así como del estado de cada tarea.

También mejora la calidad de los contactos y promueve la comunicación mediante el envío de notificaciones automáticas sobre la finalización de plazos o la necesidad de efectuar actualizaciones. 

Este contexto basado en la comunicación y colaboración genera un entorno de trabajo más ordenado, transparente y eficiente, donde todos los involucrados pueden acceder a la información que necesitan sin depender de correos o reuniones innecesarias.

Ahorro de tiempo y recursos

Las herramientas empresariales también son indispensables para mejorar la gestión del tiempo, dado que promueven la automatización de una serie de tareas que, bajo un contexto manual, tardan mucho tiempo en realizarse. Entre ellas se destacan:

• Generación automática de reportes financieros.
• Registro de gastos mediante el envío digital de los comprobantes.
• Control riguroso del inventario.
• Publicación de anuncios pagados en diferentes redes sociales.
• Envío automático de facturas y alertas de pago.

En consecuencia, los profesionales logran ahorrar tiempo, invirtiendo sus esfuerzos en actividades que efectivamente requieran un fuerte componente analítico y estratégico.

Por último, es importante señalar que optimizar el uso de recursos humanos disminuye la necesidad de contratar personal exclusivamente para poner en marcha las tareas operativas. 

Así pues, la implementación de nuevas tecnologías impacta en gran medida en la gestión financiera y en la rentabilidad del negocio.

Facilita la toma de decisiones con análisis y reportes en tiempo real

La tecnología en el medio administrativo también permite tomar decisiones basadas en información relevante y actualizada, hecho que fomenta la definición de estrategias y procesos más efectivos.

Por ejemplo, un sistema de gestión financiera y contable permite identificar desvíos presupuestarios o problemas de forma rápida, evitando que se manifiesten consecuencias más severas en la empresa.

Además, posibilita la identificación de tendencias de manera más precisa y fomenta la productividad del sector.

Considerando todos estos puntos, vemos que adoptar las herramientas acordes con las necesidades corporativas es clave para llevar al siguiente nivel la productividad, la eficiencia de los equipos y el retorno financiero del emprendimiento.

Consejos para implementar tecnología en sus tareas administrativas

Tras presentar abundante información sobre la importancia de las tareas administrativas y el valor de las herramientas en pro de su mejora, no podemos terminar el contenido sin brindarle 3 consejos básicos para seleccionar las mejores tecnologías para su negocio.

¡Aquí tiene las etapas!

1. Planificación y capacitación para el equipo

Defina un plan claro considerando los objetivos específicos, definiendo un cronograma de implementación por etapas y designando los responsables para liderar el proceso.

Más allá de planificar, es clave capacitar al equipo para que pueda maximizar el uso de una herramienta. Para eso, recomendamos que ofrezca capacitaciones, cree manuales de uso con recursos accesibles y fomente una actitud positiva frente a las transformaciones tecnológicas.

2. Adaptación gradual y prueba de herramientas

Para obtener resultados satisfactorios, es importante que la empresa implemente los cambios de forma gradual. 

Al hacerlo con cuidado y paciencia, la empresa puede detectar y corregir errores tempranamente, medir el impacto de las herramientas antes de expandir su uso y disminuir la resistencia al cambio entre los colaboradores.

3. Medición y ajuste de los procesos

Para asegurar que las tareas administrativas se están ejecutando de manera más eficiente, vale la pena establecer indicadores clave de desempeño (los famosos KPIs) y realizar evaluaciones periódicas.

Con base en esos datos —como tiempo promedio de ejecución de tarea, número de errores antes y después de la automatización y nivel de satisfacción del equipo—, es posible ajustar los procesos, eliminando inconsistencias, capacitando nuevamente al personal o reemplazando una herramienta que no se adapta a la realidad operativa.

Transforme la gestión administrativa con la mejor tecnología para su negocio

Las tareas administrativas son esenciales para el correcto funcionamiento del negocio.

Aunque no generan ingresos de forma directa, respaldan las operaciones, ofreciendo así el entorno necesario para que la empresa pueda expandir sus operaciones y crecer.

Más allá de apoyarse en las mejores prácticas considerando las estrategias más modernas, es clave conocer las herramientas disruptivas e implementarlas para optimizar la celeridad y la calidad de los procesos, como plataformas de gestión de documentos, sistemas de comunicación y software de administración contable.

Al tener presente la importancia de la tecnología y los mejores consejos para seleccionar las herramientas que mejor atienden las demandas corporativas, las empresas pueden potencializar los resultados y alcanzar niveles más elevados de competitividad.

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